[Xử lý văn bản với Microsoft Office Word] Tạo mục lục tự động và các ràng buột

Một trong những điều tuyệt vời khi sử dụng Word để soạn thảo là nó cung cấp cho người dùng nhiều công cụ tự động giúp việc soạn thảo nội dung trở nên đơn giản, nhanh chóng và chính xác hơn. Trong bài viết này mình sẽ giới thiệu về cách tạo mục lục tự động dựa vào các thẻ Heading và giới thiệu về một số chức năng ràng buột trong Word.

Tạo mục lục tự động trong Word

Xây dựng các đề mục sử dụng heading.

Trong bài [Xử lý văn bản với Microsoft Office Word] Định dạng văn bản, mình đã có giới thiệu về “Các kiểu định dạng”. Khi chọn Modify Style một cửa sổ sẽ hiện lên. Trong phần Style for following paragraph, bạn sẽ thấy có các heading (1-9) và title. Các thành phần này sẽ là các đề mục để làm căn cứ tạo ra mục lục.

Bây giờ mình sẽ tạo ra một cấu trúc ví dụ như sau:

Sau đó tạo ra các Style cho các phần này theo các bước như sau:

• Tạo mới một style:

• Nhập tên của Style:

• Nhấn vào nút Modify… để tiến hành định dạng cho kiểu này, và chọn định dạng phù hợp cho nó. Mình đang tiến hành tạo style cho tiêu đề nên kích thước chữ hơi to.

• Sau đó nhấn “OK” thì bạn sẽ thấy Style xuất hiện trên khung Style.
• Bạn tô đen phần chữ cần làm tiêu đề và nhấn vào style đã tạo.

Làm tương tự với các phần khác. Và kết quả sau khi tạo như sau:

Nội dung phần I và Nội dung phần II mình sử dụng Heading 1, các Nội dung chi tiết mình sử dụng Heading 2

Việc tạo style như thế này rất là tiện lợi. Không chỉ giúp bạn tạo ra danh mục nhanh chóng mà nó còn giúp bạn chỉ sửa lại kiểu đồng loạt chỉ bằng cách Modefy cái style của nó là được.

Bây giờ mình sẽ tạo danh mục.

Tạo danh mục tự động

Bây giờ mình chuyển sang trang 2 để làm danh mục, bạn cũng có thể làm ở trang 1 hoặc bất cứ trang nào bạn cảm thấy phù hợp, Tuy nhiên mình khuyên bước tạo danh mục nên làm cuối cùng, sau khi đã hoàn thành tất cả mọi thức, nếu không bạn phải thường xuyên cập nhật phần này.

• Đầu tiên bạn chuyển qua tab REFERENCES. Chọn một kiểu danh mục thích hợp hoặc tự tạo ra một kiểu riêng bằng cách nhấn vào Custom Table Of Contents....
• Sau khi chọn một kiểu mình sẽ có kết quả như sau:

Nếu có sự thay đổi thì nhấn Update Table... để cập nhật.

Các kiểu ràng buột khác trong Word

Tạo chú thích (Footnote)

Bạn có để ý trong một số sách có các phần chú thích ở các chân trang. Ví dụ khi nhắc đến tên của một người nào đó họ tường để một dấu * hoặc một con số bên cạnh cái tên đó. Và ở cuối trang bạn sẽ thấy có chú thích về người này. Người ta gọi đó là Footnote (Chú thích ở chân trang). Để làm điều này trong Word bạn làm theo các bước sau:

• Chọn từ cần chú thích, sau đó nhấn Insert Footnote.

• Sau đó bạn được chuyển xuống dưới chân trang, tại đây sẽ có phần để bạn nhập chú thích.

Tạo Caption và danh mục cho các caption

Chọn các tấm hình sau đó nhấn Insert Caption để chèn caption cho những tấm hình đó. Nhấn Insert Table of Figures để tạo ra các danh mục cho caption.

Việc này nghe có vẻ ngớ ngẫn nhưng thật ra nó rất hữu ích khi bạn muốn tạo ra một danh mục ở các caption. Ví dụ như để tra cứu từ điển chẳng hạn.