[Xử lý văn bản với Microsoft Office Word] Sử dụng ứng dụng

Xử lý văn bản là một công việc thường xuyên. Các văn bản được nhập liệu và xử lý định dạng bằng nhiều cách khác nhau. Có nhiều phần mềm có thể giúp cho công việc xử lý văn bản trở nên đơn giản hơn, nhưng nổi trội trong số đó có thể kể đến là Iwork (Chạy trên máy Mac của Apple) và Office (của Microsoft chạy trên nhiều nền tảng khác nhau). Và phần mềm phổ biến nhất dùng để xử lý văn bản đó là Word của bộ Office. Và trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng ứng dụng này.

Tạo mới, lưu tài tài liệu trên Microsoft office word 2013

Có nhiều phiên bản khác nhau, nhưng trong bài hướng dẫn này mình sẽ hướng dẫn trên phiên bản 2013. Trong bài này mình cũng sẽ không hướng dẫn cài đặt, bạn có thể xem bài: Hướng dẫn tải, cài đặt và active Microsoft Office 2013.

Tìm kiếm đến biểu tượng Word 2013 trong công cụ search.

Giao diện đầu tiên khi khởi động ứng dụng.

Tại đây bạn có thể lựa chọn các mẫu có sẵn của Word. Tuy nhiên đa phần chúng không phù hợp với định dạng văn bản ở Việt Nam. Bạn nên chọn dạng “Blank document”.

Sau khi chọn xong bạn sẽ thấy giao diện như sau:

Khi nhấn vào biểu tượng số 1, phần lưu (save) sẽ được hiện lên.

Phần này bao gồm:

info: cho biết thông tin về tệp như kích thước, số trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, ngày tạo,… ngoài ra nó còn có chức năng bảo vệ tệp bằng cách đặt mật khẩu.

New: Tạo mới một tài liệu mới, Khi nhấn vào đây thì màng hình ban đầu xuất hiện, nhưng sau khi chọn mẫu một tài liệu mới với cửa sổ khác sẽ hiện lên và giữ nguyên cửa sổ cũ.

Open: Phần này sẽ cho phép mở tệp tài liệu đã tạo. Recent Documents chứa các tệp tài liệu đã lưu gần đây, One Drive chứa các tệp tài liệu được lưu trên Drive của Microsoft. Computer chứa các tệp tài liệu nằm trên máy tính. Add a place là tùy chọn cho phép thêm một nơi chứa mới.

Save và Save As: Hai phần này là tương đương nhau. Save sẽ lưu lại tệp đã lưu trước đó, trường hợp chưa lưu sẽ hiển thị như bảng Save As để lưu mới một tệp. Ở đây cũng có thể chọn nơi lưu.

Print: phần này mình sẽ hướng dẫn chi tiết ở cuối series này.

Share: phần chứa các chức năng có thể chia sẻ tài liệu của bạn như gửi qua mail, hay là gửi cho người khác qua OneDrive….

Export: phần này không quan trọng lắm, nó chứa các tính như thay đổi loại tệp, nhưng bản chất Save As cũng có thể làm được.

Close: đơn giản chỉ là đóng tài liệu đang mở, nhưng ứng dụng sẽ không đóng.

Biểu tượng số 2 tương tự biểu tượng số 1.

Các vùng làm việc trên Word 2013

Word 2013 được thiết kết lại giao diện bắt mắt, và được nhóm các phần theo các tab tất tường minh cho việc sử dụng. Dưới đây là giới thiệu sơ lượt qua các vùng trên Word 2013.

Vùng HOME

Vùng này chứa các chức năng định dạng chính cho văn bản bao gồm:

• Sao chép, cắt, và dán, bao gồm sao chép và dán định dạng.
• Định dạng font chữ bao gồm: font chữ, kích thước, in đậm, in nghiên, gạch chân, gạch ngan, màu chữ, màu nền chữ,….
• Các kiểu chữ định dạng sẵn.
• Tìm kiếm, thay thế hoặc lựa chọn.

Vùng INSERT

Vùng này chứa các đối tượng có thể đưa vào tài liệu như:

• Định dạng trang, tạo trang mới, hoặc ngắt trang.
• Thêm bảng.
• Thêm hình ảnh, đối tượng hình vẽ, biểu đồ hoặc hình chụp màng hình.
• Chèn ứng dụng, Videos.
• Chèn liên kết, Bookmark.
• Chèn comment.
• Chèn nội dung cố định ở Header và Footer.
• Chèn chữ phức tạp.
• Chèn các ký tự đặc biệt.

Vùng DESIGN

Vùng này cho phép tạo các theme có sẵn, hoặc tự design theme. Ngoài ra nó còn có tính năng cho phép đóng dấu ẩn dưới nội dung, tạo màu sắc cho nền trang, tạo boder cho trang,…

Vùng PAGE LAYOUT

Đây là vùng quan trọng bạn cần phải thực hiện trước khi bắt tay vào tạo nội dung. Phần này sẽ giúp bạn tạo ra kích thước của trang giấy, căn lề, hướng giấy, ….

Vùng REFERENCES

Phần này giúp tạo ra các các ràng buột, như tạo ra danh sách danh mục, các chú thích ở footer,…

Vùng MAILINGS

Phần này chứa các chức năng để gửi mail, trộn mail,….

Vùng REVIEW

Vùng này chứa các chứ năng cho hiển thị chú thích, thay đổi hoặc dịch ngôn ngữ, kiểm tra ngữ pháp,…..

Vùng VIEW

Vùng này cho phép cài đặt hiển thị để xem trước và các thành phần bổ trợ cho vùng soạn thảo chính.

Vùng soạn thảo chính

Đây là vùng chứa nội dung soạn thảo chính. Với các thước đo và số trang,…