[Trình chiếu với Microsoft Office PowerPoint] Sử dụng ứng dụng

PowerPoint là một ứng dụng biên tập và trình chiếu nằm trong bộ Microsoft Office. PowerPoint được sử dụng nhiều nhất trong giảng dạy và thuyết trình. Trong bài học này, mình sẽ giới thiệu về cách sử dụng cơ bản ứng dụng trình chiếu Microsoft Office PowerPoint.

Tạo, và lưu tệp PowerPoint

Tạo một tệp PowerPoint

• Mở ứng dụng PowerPoint. Nếu bạn không tìm thấy ứng dụng PowerPoint trên màng hình Desktop thì bạn có thể vào Search bằng cách nhấn vào Start > Search hoặc nhấn tổ hợp phím windows (nút cửa sổ windows trên bàn phím) + F, sau đó gõ từ powerpoint.

• Sau khi mở PowerPoint sẽ có giao diện như sau. (phiên bản Office 2013).

• Tại đây, bạn có thể chọn các theme, template (mẫu giao diện) cho các slide của bạn. Có hàng trăm, hàng ngàn mẫu cho bạn lựa chọn, bạn có thể bấm vào các chuyên mục nằm phía trên như “Bussiness, Industry, Education,…” để mở rộng thêm nhiều tùy chọn.
• Ở đây mình sẽ chọn “Blank Presentation” để mở một slide trống và tự thiết kế sau này.
• Sau khi chọn mẫu xong, giao diện của phần mềm như sau:

• Tại đây chúng ta có 3 vùng chính như sau:
  • 1: Chứa các công cụ để biên tập nội dung.
  • 2: Quản lý các slide, thứ tự trình chiếu,…
  • 3: Vùng biên tập nội dung.

Lưu một tệp PowerPoint.

• Sau khi hoàn tất nội dung, nhấn vào biểu tượng lưu ở gốc trái màng hình. Hoặc nhấn tổ hợp phim Ctrl+S.

• Khi nhấn lưu hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S, thì sẽ có hai trường hợp xảy ra.

Tệp chưa được lưu lần nào: Khi tệp chưa được lưu lần nào, một bảng “Save As” sẽ hiển thị. Nhấn chọn Computer và chọn Browser để lưu tệp vào máy.

Sau đó nhập tên và chọn nơi để chứa tệp và nhấn “Save”.

Tệp đã được lưu trước đó: Khi tệp đã được lưu trước đó, sẽ không có bảng nào được hiển thị, nội dung tự động được ghi đè vào tệp đã lưu. Trường hợp muốn lưu mới một tệp khác, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+S để mở bảng “Save As” để lưu thành một tệp khác.

Trình chiếu slide PowerPoint

Chức năng chính của PowerPoint không phải là soạn thảo mà là trình chiếu nội dung soạn thảo. Sau khi hoàn thành biên tập các slide, Bạn nhấn nút F5 trên bàn phím để kích hoạt trình chiếu. Khi nhấn, toàn bộ slide sẽ chiếm trọn màng hình, bạn dùng các nút mũi tên ← và → để điều hướng các slide tiếp theo hoặc trước đó. Bạn cũng có thể sử dụng chuột để bấm vào các nút mũi tên phía dưới gốc trái màng hình để điều hướng.

Ngoài ra dưới gốc trái còn có các nút như:

• “biến” con chuột thành một “cây bút Laser”, “cây bút viết”, một “cây bút dạ”, một “cục tẩy” để tẩy đi nội dung đã viết, và một bảng màu để hiển thị.

• Chuyển nhanh cách slide: khi bấm vào đây, các slide được hiển thị trên toàn bộ màng hình thuận tiện cho việc lựa chọn nhanh.

• Phóng to một phần trong Slide.

Nhấn nút Esc trên bàn phím để thoát khỏi chế độ phóng to.

Chế độ xem thuyết trình

Khi nhấn F5 thì chế độ trình chiếu sẽ hiển thị toàn bộ màng hình. Điều này khá bất tiện nếu như bạn dễ quên đi slide tiếp theo là gì, điều này làm bạn dẫn nhập vấn đề trở nên kém hấp dẫn hơn. Để khắc phục điều đó thì bạn nên sử dụng chế độ xem thuyết trình. Tại chế độ trình chiếu sẽ hiển thị toàn bộ màng hình, nhấn vào nút 3 chấm dưới gốc trái màng hình. Chọn “Show Presenter View”

• Khi nhấn vào “Show Presenter View” thì một chế độ view sẽ được hiển thị với các thành phần như sau:

1. Hiển thị các Taskbar của windows.
2. Các cài đặt hiển thị trên trình chiếu và màng hình máy.
3. Kết thúc trình chiếu.
4. Bộ đếm thời gian thuyết trình. Có thể dừng hoặc reset lại bộ đếm.
5. Giờ hiện tại.
6. Vùng hiển thị nội dung (đây là vùng trình chiếu cho người khác thấy).
7. Hiển thị Slide tiếp theo.
8. Hiển thị ghi chú của slide.
9. Phóng to hoặc thu nhỏ chữ phần ghi chú.
10. “Biến” trỏ chuột thành các loại bút.
11. Hiển thị toàn bộ các slide để chuyển đổi nhanh.
12. Phóng to một phần slide.
13. Tắt màng hình trình chiếu.
14. Các tùy chọn khác như quay lại màng hình trình chiếu toàn phần.
15. Điều hướng các Slide.