[Sử dụng bảng tính Microsoft Office Excel] Sử dụng ứng dụng

Xử lý số liệu luôn là một trong những công việc quan trọng trong tất cả các tổ chức, từ tư nhân cho đến nhà nước. Những công việc tính toán với muôn vàng kiểu dữ liệu khác nhau, đòi hỏi phải có một phần mềm chuyên trách để đáp ứng. Excel là một trong những phần mềm như thế, nó là một phần mềm trong bộ Microsoft Office, chuyên dùng cho việc xử lý số liệu và hiển thị danh sách. Trong bài viết này mình sẽ giới thiệu về Microsoft Excel và cách sử dụng cơ bản về nó.

Mở và lưu dữ liệu

Mở tài liệu Excel

Sau khi cài đặt bộ microsoft office, bạn có thể mở ứng dụng này. Nếu không tìm thấy trên màng hình desktop, bạn có thể tìm kiếm nó bằng cách nhấn tổ hợp phím windows (nút cửa sổ trên bàn phím) + F và nhập vào từ excel. Tùy phiên bản bạn sử dụng mà nó có icon khác nhau.

• Sau khi ứng dụng được mở, bạn sẽ có những tùy chọn như:
  • 1: Mở các tệp đã lưu trước đó, hoặc nhấn vào Open Other Workbooks để tìm và mở một tài liệu đã lưu.
  • 2: Chọn một mẫu tài liệu. Có nhiều mẫu có sẵn để bạn lựa chọn, bạn có thể tìm kiếm mẫu online hoặc tìm kiếm theo danh mục mẫu.

• Trong bài này chúng ta sẽ chọn mẫu trống là “Blank workbook“.
• Dưới đây là giao diện của Excel sau khi mở.

Trên excel có các vùng căn bản như:

1. Các công cụ định dạng, chèn đối tượng, cài đặt trang, …..
2. Thanh nhập công thức.
3. Vùng chứa nội dung bảng tính.
4. Vùng quản lý các Sheet.

Lưu dữ liệu Excel

Để lưu dữ liệu Excel bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+S, Trong trường hợp tài liệu đó chưa được lưu trước đó, một bản Save As sẽ được hiển thị. Bạn chọn nơi lưu (computer) và nhấn Browse để chọn chỗ lưu.

Trường hợp đã lưu trước đó, khi bạn nhấn Ctrl+S thì hành động lưu sẽ được thực hiện ngầm. Để lưu một tệp đã lưu rồi sang một nơi khác bạn vào File và chọn trở lại Save As và làm tương tự như trên.

Các Sheet trong Excel

Một bảng Excel có nhiều Sheet. Sheet là các bảng tính riêng biệt nằm trong một tệp excel. Việc này tạo thuận lợi cho việc quản lý và hợp nhất các nội dung có chung chủ đề. Ví dụ bảng lương và bảng danh sách nhân viên Mỗi bảng sẽ nằm ở 1 Sheet và chúng có thể tương tác với nhau (trong bài học sau mình sẽ hướng dẫn về sự tương tác dữ liệu giữa các Sheet).

Để tạo Sheet bạn chỉ cần nhấn vào nút “+”.

Với mỗi Sheet bạn sẽ có nhiều tùy chọn như:

• Insert: Khi nhấn vào Insert bạn sẽ có thể chọn lựa loại sheet cần chèn thêm. Phổ biến là Worksheet (bản tính chuẩn).

• Delete: khi nhấn vào đây bạn sẽ xóa đi Sheet hiện tại.
• Rename: nhấn vào đây bạn có thể đổi tên được sheet.
• Move or Copy: khi nhấn vào đây, bạn có thể di chuyển hoặc sao chép sheet.
  • Ví dụ: nhấn chuột phải vào sheet2 chọn Move or Copy. Tại khung Before sheet nhấn vào Sheet1 và nhấn OK. Thứ tự của sheet2 sẽ nằm trước sheet1.
  • Ví dụ: nhấn chuột phải vào sheet2 chọn Move or Copy. Tại khung To book, nhấn xổ xuống và chọn (new book). Sau đó đánh dấu vào ô “Create a copy“. Một bảng tính mới sẽ xuất hiện kèm theo sheet đã được copy.

• View Code: Một ứng dụng VB sẽ được hiển thị, ở đây bạn sẽ nhập các đoạn mã code visual basic để lập trình thành một ứng dụng.

• Protect sheet: Đặt mật khẩu và giới hạn quyền hạn cho Sheet.

• Để mở khóa bạn nhấn chuột phải vào Sheet chọn Unprotect sheet… và nhập mật khẩu vào.
• Tab color: Chọn màu sắc cho sheet.
• Hide: ẩn sheet. Để hiện Sheet, bạn nhấn vào sheet khác chọn Unhide và chọn sheet cần hiện, nhấn OK.
• Select All Sheet: chọn tất cả Sheet.